Verantwoording cultuursubsidie 2011
De definitieve subsidievaststelling Fonds Cultuurparticipatie Midden-Holland wordt door de Provincie Zuid-Holland gedaan. Op de definitieve subsidievaststelling volgt een eindafrekening. Om dit zo spoedig mogelijk te laten plaatsvinden, is het van belang dat subsidieontvangers zo snel mogelijk, maar in ieder geval voor 1 maart 2012, verantwoording afleggen aan het ISMH over het in 2011 uitgevoerde project. De verantwoordingen worden gecontroleerd door de accountant en er moet over het totaal aan projecten een goedkeurende accountantsverklaring kunnen worden afgeven. Dit is een vereiste vanuit de Provincie Zuid-Holland alvorens over te gaan tot de definitieve subsidievaststelling.
Voor de verantwoording van het project dienen de volgende documenten, in papiervorm, opgestuurd te worden naar het ISMH (t.a.v. mevrouw I. Dijkgraaf-Vaalburg):
- een ingevuld én ondertekend inhoudelijk verantwoordingsformulier 2011.
- krantenknipsels, foto’s, posters, programma’s etc. van de verschillende activiteiten ter illustratie
- een financieel verslag van het project via een overzicht van de inkomsten en de uitgaven met onderliggende bonnen/ facturen genummerd per item op het financiële overzicht (zie voorbeeld).
Ten aanzien van de financiële verantwoording 2011 een aantal richtlijnen:
- van iedere post op het overzicht van inkomsten en uitgaven, hoort een betalingsbewijs toegevoegd te zijn met een datum daarop die valt in 2011. Let op: op ieder betalingsbewijs moet duidelijk vermeld zijn dat het betrekking heeft op het specifieke project en de factuur mag ook alleen betrekking hebben op het specifieke project. Een bevestigend paraaf op het betalingsbewijs van het financiële bestuurslid, werkt daarbij in het voordeel van een positieve beoordeling door onze accountant.
- bij de inkomsten hoort ook de subsidie te zijn opgenomen en het overzicht van de financiën sluit met de weergave van het overschot of het tekort.
- BTW kan meegenomen worden in de verantwoording van de kosten (zijn dus subsidiabel) maar moeten wel apart vermeld staan op het financieel overzicht.
- indien er arbeidsuren gemaakt zijn t.b.v. het project, dient hiervan ook een bewijsstuk te zijn opgenomen (registratie van de uren met datum en activiteit erbij) verwijzend naar het project en inclusief goedkeurende paraaf van de organisatie (bijv. van voorzitter of penningmeester). Let op: de accountant kijkt naar de aannemelijkheid van de gemaakte uren en de gemaakte uren moeten zichtbaar binnen 2 weken na uitvoering gecontroleerd en geparafeerd zijn.
- ook de opbrengsten die gegenereerd zijn, moeten voldoende verantwoord zijn. En wel op een manier dat de accountant ook kan zien dat deze opbrengsten daadwerkelijk zijn gemaakt. Dit kan bijvoorbeeld door een ondertekende afvinklijst van de bezoekers of een sluitende nummering van de entreebewijzen (vergelijk een bioscoop).
- het is raadzaam om de gehele verantwoording te voorzien van een begeleidende brief waarin een korte weergave van de financiële en inhoudelijke verantwoording wordt gegeven. Deze brief dient te worden ondertekend door een vertegenwoordiger van de organisatie die op grond van de statuten daartoe bevoegd is.
- mocht de organisatie in de gelegenheid zijn om een accountantsverklaring af te laten geven over het uitgevoerde project, dan biedt dat de meest sluitende verantwoording.
